S标准T2+T3优先级 10.0微信文件挖矿账外合同到期日/通知期台账重建

CT-02 · 散落合同抽取建台账

法务电脑 4 个文件夹 62 份扫描件 · 业务员微信里还躺着 30 多份,台账登记的只有 38 条

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演示模式 · 可视化预演

本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」,用的是真实业务格式的脱敏构造数据, 不宣称已接入客户生产系统,也不承诺任何效率提升百分比。 案例设定:凯诺电气(虚构)要给 47 份真实合同重建台账 —— 法务电脑 4 个文件夹 62 份扫描件、销售邮箱 30 余份附件、旧登记表 38 条,加上业务员微信里的合同截图。

输入文件
92 份
唯一合同
47 份
账外合同
9 份
结论
先发 44 条,3 条失联追索
输入

法务手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框
01_法务电脑合同扫描件清单.xlsx
4 个文件夹 62 个文件的盘点清单 —— 命名无规则,「新建文件夹(2)」里也躺着合同
法务专员宋雅雯维护 · 随归档不定期更新
02_销售邮箱合同附件导出清单.xlsx
销售主管邮箱里的 30 余份合同 —— 业务直接签的那部分,台账外的重灾区
销售主管邮件导出 · 一次性
03_旧合同登记表.xlsx
旧台账 38 条 —— 半年没更新,但仍是对照基准
前任法务建立 · 停止更新约 6 个月

注意标橙色那一份 —— 02_销售邮箱合同附件导出清单.xlsx。它销售主管邮件导出 · 一次性,平时压根不在核对范围里。这个场景的价值,很大一部分就来自把它读进来。

提示词

就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底
帮我把散在各处的合同整理成一份台账。法务电脑的扫描件、销售邮箱的附件、旧登记表都在这,微信截图我也导了几张。 每份合同的到期日、续约通知期有没有自动续约条款,这些帮我都抽出来,抽不到的标出来别硬填。 跟旧台账对不上的、台账里没有的,单独列出来。 下个月起怎么保持更新,也给我个办法。

短是因为「字段抽取规则、版本判定靠签署页、账外/失联识别逻辑」都在能力包里。文件从哪来不重要,扔进来就行。

触发

CT-03 要扫自动续约、DL 组要核合同 —— 一切的前提是台账先建起来

旧台账 38 条、真实合同散在四处,先把底数摸清
1

去重归并 · 92 个文件收敛成 59 份文档

以签署页盖章版为准,谈判稿标记为历史版本
处理数量规则
输入文件总数92 份扫描件 62 + 邮箱附件 30
完全重复(同一文件多处存)24 份按文件内容指纹去重
历史版本(谈判稿/往轮)12 份签署页无盖章 → 归入版本沿革表
真实合同(唯一)47 份签署页盖章版(含拍照件)
字段抽取失败待人工5 份拍照模糊 → 标「待补录」不猜
「定稿版2」和「最终版」哪个算数 —— 看签署页去重的关键动作是逐份翻到签署页:有盖章的是合同,没盖章的是草稿。「框架合同-定稿版2.docx」与「框架合同-最终发出.docx」并存时,签署页有对方公章的那份才进台账主体 —— 这个判断不靠文件名,文件名里「定稿」「最终」的承诺一个都不能信。
2

账外识别 · 9 份台账上根本没有的合同

业务直签的合同 —— 用印流程外的部分
账外合同金额(元)来源风险初判
《泓远合作备忘录》—邮箱(业务员李强)含对赌回购条款
鼎信供货确认单96000邮箱形式合同,需归档
恒升设备采购合同148000邮箱正常
计量服务协议12000邮箱含自动续约(CT-03)
其余 5 份小额187000邮箱/微信截图正常归档
账外合计4430009 份1 份高风险
那份《合作备忘录》不是备忘录9 份账外合同里最扎眼的是《泓远合作备忘录》—— 标题是备忘录,内容却是对赌回购安排:「若 2026 年度泓远旗下项目未达约定营收,凯诺按约定价格回购股权份额」。这正是业务绕开法务的典型操作:函件类用印不走法务审批,把《股权转让协议》改名《备忘录》就能直接盖章。

更麻烦的是触发条件「2026 年度未达约定营收」—— 距离年末只剩 4 个月。这次靠的是用印登记与合同文本交叉,不靠经手的业务员主动报备。
3

失联标记 · 有账无件的 3 条

旧台账登记了、原件却找不到 —— 全是离职业务员经手
失联合同金额(元)旧台账备注追索线索
鼎信贸易 KN-2024-102215000原件待查离职业务员 2024-06 离职,交接单无此项
南塑五金 KN-2023-15578000去向不明审批邮件存在(OA 留痕)
迅捷物流 KN-2024-077320000原件待查对方联系人仍在合作
失联合计6130003 条两条有实质线索
该拦的地方拦住了结论是「这份台账还不能发给财务对账」—— 3 条失联合同合计 61.3 万,其中迅捷物流那笔 32 万的相对方仍在合作:万一对方拿着原件主张权利,我方连文本都没有,连「条款对我们是否有利」都无从谈起。

给出的不是干等:先发 44 条完整的,3 条失联单独附《原件追索清单》—— 迅捷物流的追索成功率最高(对方联系人还在、邮件有底稿),南塑五金走 OA 审批留痕调取,鼎信贸易难度最大但金额必须挂账盯住。一周内逐条闭环。
4

字段补全 · 到期日与续约通知期两栏从零到全

旧台账的到期日一栏 80% 是空的 —— 这次从文本里抽
栏位旧台账完整率重建后抽取来源
到期日8/38(21%)47/47(含 5 份待人工)合同期限条款
续约通知期0/38含自动续约条款的 6 份全部标注续约条款(CT-03)
金额36/3847/47合同标的条款
归档位置12/3847/47本次重建的物理位置
把技术动作翻译成钱「台账重建」翻译成:9 份账外合同(合计 44.3 万)+ 3 份失联合同(合计 61.3 万)= 105.6 万金额对应的合同此前不在任何管理视野里 —— 旧台账对它们的覆盖率是零。

而这份底表是 CT-03 自动续约扫描和 DL 组时效核对的地基 —— 没有它,后面全是空中楼阁。
5

维护机制 · 下个月起不再靠人肉回忆

新合同先过抽取再归档

三条固定动作写进流程:新合同归档当天过字段抽取;用印登记与台账每周对一次(《备忘录》式绕行自动暴露);台账季度导出一页纸给财务与老板。

排除性结论「12 份历史版本可以排除出台账主体 —— 签署页无盖章均为谈判稿,归入版本沿革附表即可,不用逐份建档。」台账从 100+ 条收敛到 47 条真实合同,每一条都答得出「原件在哪、谁经手、什么时候到期」。
台账先发 44 条,3 条失联合同一周内追索闭环
《泓远合作备忘录》的对赌条款(2026 年度未达营收即触发回购)距触发窗口只剩 4 个月 —— 必须本周内上报老板并约外部律师评估,这不是台账问题这是敞口问题。

给出的不是干等:44 条完整台账今天可发(含自动续约标记,直接喂给 CT-03);3 条失联合同附追索清单分头行动;备忘录单独走风险上报流程 —— 三件事并行,台账交付不等人。
之后

这一次跑完,公司多了什么

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么
✓
台账从 38 条半年前的旧账变成 47 条带到期日和通知期的活账 —— 「我们跟这家有几份合同」第一次答得上来
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一份含对赌回购的「备忘录」从账外被翻出 —— 业务绕开法务签的东西第一次进了视野
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3 份失联合同进入追索流程 —— 61 万金额对应的文本风险从「不知道」变「在处理」
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维护机制落地:新合同先抽取再归档 —— 台账不再依赖半年一次的人肉回忆

追问现场可能被问到的

答不上来的问题,比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

为什么不直接上合同管理系统?
8 万系统堆着没人用的例子太多了。我们不要求任何人改习惯 —— 合同还在微信里传,只是多了一个自动读文件填表的助手。
微信截图糊的也能抽吗?
能抽多少抽多少,抽不到的字段标「待补录」—— 不会猜一个日期填上去,台账里每个数要么有出处要么明说是空的。
台账给谁看?
法务自己、财务对账、老板看摘要页 —— 三种视图同一份底表,不用维护三个版本。

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