S标准T2+T3优先级 10.0微信文件挖矿账外合同到期日/通知期台账重建

CT-02 · 散落合同抽取建台账

法务电脑 4 个文件夹 62 份扫描件 · 业务员微信里还躺着 30 多份,台账登记的只有 38 条

一这件事现在是什么样

合同全周期管理 · 真实业务触发

CT-03 要扫自动续约条款、DL 组要核合同数据,宋雅雯发现手上的台账是半年前拉的:38 条登记、格式五花八门、到期日一栏大半空白。而真实合同散在法务电脑、共享盘、业务员微信、销售主管邮箱四个地方。要先把底账建起来。

二痛点 · 每条都有来源

不是流程描述,是调研出来的真痛点 —— 每条可点开核对出处

1
合同台账半年没更新是常态——「合同-发票-回款」三张表从没对过,问一句「我们跟这家现在有几份在履行的合同」没人答得上来依据 · 企业法律体检实录:三十多份有效合同中三份已过诉讼时效、七份重大风险条款、五份管辖不利;台账半年不更新是常态
2
业务为赶签约绕开法务:《股权转让协议》改名《备忘录》,利用「函件用印不走法务审批」的漏洞直接盖章 —— 账外合同不是少数派依据 · 从业者自述:投资部把《股权转让协议》改名《备忘录》,利用函件用印不走法务审批的漏洞直接盖章 —— 合同根本到不了法务手上
3
企业法律体检:三十多份有效合同中三份已过诉讼时效 —— 台账没有到期日和续约通知期两栏,时效风险根本无处安放依据 · 企业法律体检实录:三十多份有效合同中三份已过诉讼时效、七份重大风险条款、五份管辖不利;台账半年不更新是常态
4
8 万买的合同管理系统堆着没人用:财务还在 Excel、审批还在微信群 —— 要求任何人改变工作习惯的系统都活不长依据 · 张老板花 8 万买的合同管理系统堆着没人用:财务还在 Excel、审批还在微信群 —— 要求改变习惯的系统都活不长
5
电子签也推不动:「你让我电子签我就不卖了」—— 签约习惯改不了,纸质合同与微信传文件就是常态,台账只能从乱输入里长出来依据 · 电子签推广死结:供应商直接说「你让我电子签我就不卖了」—— 对方不配合是行业性问题

三换个做法之后

变化不在「快」,在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

  • 合同台账半年没更新是常态——「合同-发票-回款」三张表从没对过,问一句「我们跟这家现在有几份在履行的合同」没人答得上来
  • 业务为赶签约绕开法务:《股权转让协议》改名《备忘录》,利用「函件用印不走法务审批」的漏洞直接盖章 —— 账外合同不是少数派
  • 企业法律体检:三十多份有效合同中三份已过诉讼时效 —— 台账没有到期日和续约通知期两栏,时效风险根本无处安放
  • 8 万买的合同管理系统堆着没人用:财务还在 Excel、审批还在微信群 —— 要求任何人改变工作习惯的系统都活不长

✓ 交给 Agent 之后

  • 多来源文件一次读入,先做口径与完整性校验,再开始算
  • 每条结论绑定来源文件、字段或条号,可以被审
  • 产出是企业真会流转的正式件(带签批栏),不是一张展示用的表
  • 该拦的地方给出「现在还不能提交」,并给不用干等的替代方案

四场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

第 1 步
去重归并 · 同一份合同的多版本合一以签署页盖章版为准,往轮谈判稿标记为「历史版本」—— 「定稿版2」和「最终版」哪个算数靠签署页判断
第 2 步
字段抽取 · 每份合同变一行台账编号/相对方/标的/金额/签订日/到期日/续约通知期/是否含自动续约 —— 抽不到的字段标「待补录」
第 3 步
账外识别 · 台账没有但真实存在的与旧台账 38 条交叉 —— 新发现的是「业务直签」的账外合同,逐份标记来源
第 4 步
失联标记 · 有账无件的旧台账里登记了但找不到原件的 3 条 —— 全是离职业务员经手,移交清单里没有
第 5 步
台账交付 · 一份能回答问题的底表按相对方聚合:每家几份、哪份先到期、哪份含自动续约 —— 到期日倒排
第 6 步
维护机制 · 下个月起怎么更新新合同进来先过抽取再归档 —— 台账不再靠半年一次的人肉回忆

要准备什么

法务电脑 4 个文件夹的合同扫描件(62 份)
命名无规则,「新建文件夹(2)」里也躺着合同
销售主管邮箱导出的合同附件(30 余份)
业务直接签的那部分 —— 台账外的重灾区
旧「合同登记表.xlsx」(38 条)
半年没更新,但仍是对照基准
业务员微信收藏里的合同(截图导出)
最乱但最真实的一批

为什么这个场景值得做

痛感 4 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 10.0

最大差异点 · 不要求先把存量合同电子化、也不要求统一命名。扫描件、手机拍照、Word、微信转发的 PDF 混着扔进来 —— 能抽到的字段进台账,抽不到的标「待人工补录」,不猜。

评分口径:痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」; AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」; 落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景,分数会被压得很低。

五会产出什么

判断标准只有一个:这份东西能不能直接进企业的流程

正式件本体
合同台账(重建版).xlsx
正式件本体 · 47 条 × 10 栏位 + 到期倒排 + 归档位置
可派发清单
账外与失联合同清单.xlsx
9 份账外(含备忘录)+ 3 份失联 · 逐条来源与风险标注
可派发清单
版本沿革对照.xlsx
12 份历史版本的归属关系 · 归档备查

这套东西不承诺什么

不做合同管理系统、不动任何人的签约流程 —— 合同还在微信里传,只是多了一个自动读合同、自动填表的动作。台账更新后的「提醒谁」由法务定。

想看具体怎么跑?

Live Demo 里有一个完整案例的每一步,包括 Agent 在哪一步拦住了