合同躺在档案柜里没人翻 · 直到离职员工申请仲裁才知道有 3 份早过了期
本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。 案例设定：恒锐精密传动有限公司（虚构 · 156 人 · 东莞）收到劳动监察例行检查通知，老板要求一周内交一份能扛住检查的合同台账。手上的东西：一摞扫描件、两个版本的台账 Excel、行政档案室的一张文件盒清单 —— 谁也说不清哪份是准的。
注意标橙色那一份 —— 03_行政档案室文件盒清单.xlsx。它行政刘敏维护 · 只在归档时顺手记，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。
短是因为「30/60/90 分级、无固定期限临界怎么算、法定顺延三类情形、保存二年备查」这些规则都写在能力包里了。你只需要说清这是什么事。
检查通知的措辞是「提供在职职工劳动合同签订情况台账」。HR 经理陈芳清楚：这句话背后的潜台词是「未签的按二倍工资处理」—— 而公司到底有几份合同、几份过期，三个数据源各说各话。
| 数据源 | 记录数 | 可信度判断 | 对账结论 |
|---|---|---|---|
| 合同扫描件（行政提供的电子档） | 143 份 | 与行政盒 1–4 完全咬合 | 作为底数主源 |
| 现行台账（周磊维护） | 153 条 | 3 条已离职未删，在职条目 150 | 多出 5 条需核实（扫描件缺失） |
| 旧版台账（前任 HR） | 146 条 | 2023-06 后未维护 | 仅作续签历史参考 |
| 行政文件盒清单（盒 1–4） | 143 份 | 与扫描件一致 | 物理位置佐证 |
| 对账结果 | — | — | 唯一在职合同 145 份 = 扫描 143 + 盒 7 核实 2 |
关键的一步来自行政的文件盒清单：盒 7「续签合同暂存盒」里的 2 份（含冯美霞那份「已续签待归档」）是现行台账漏记的 —— 没有这份躺在行政手里的清单，这 2 人会被错判成「查无合同」，凭空多算 4 万多的敞口。
| 类别 | 人数 | 典型情况 | 敞口口径 |
|---|---|---|---|
| 从未签订（入职超 1 个月） | 2 人 | 黄丽娟（2026-01-15 入职 · 月资 4,600 × 6 个月 = 27,600）；陈桂生（2026-06-01 入职 · 月资 3,900 × 1.5 个月 = 5,850） | 二倍工资 33,450 元 |
| 记录断档（有痕迹无实据） | 9 人 | 含冯美霞（盒 7 已核实排除）；含盒 8「前 HR 借走未还」1 份；其余 7 份疑似历史归档遗失 | 待核实 · 暂不计敞口 |
| 合计 | 11 人 | — | 确认敞口 33,450 元 |
黄丽娟的台账备注写着「合同待签」—— 签了 7 个月的「待签」。这与餐饮连锁 6 人没签合同赔十几万的案例是同一种病：入职流程「有空再说」。
| 预警档 | 人数 | 人员 | 月资 | 敞口 |
|---|---|---|---|---|
| 已过期 | 3 人 | 何志明（过期 4 个月 · 月资 8,500）；文嘉仪（过期 2 个月 · 月资 8,800）；罗建成（过期 1 个月 · 月资 4,200） | 合计 21,500 | 55,800 元8,500×4 + 8,800×2 + 4,200×1 |
| 30 天内 | 5 人 | 邓桂芳（产假，须顺延）；高永康（医疗期，须顺延）；另 3 人正常到期 | — | — |
| 31–60 天 | 7 人 | 均为职能岗，正常续签窗口 | — | — |
| 61–90 天 | 9 人 | 含郑国平（模具师傅 · 2026-11-10 到期 · 续签次数 2） | — | — |
| 合计 | 24 人 | — | — | 已产生敞口 55,800 元 |
何志明的台账状态栏至今写着「在履约」—— 合同 4 月 15 日就到期了，没有任何人任何系统提过醒。这就是「台账没人盯」的直观形态。
| 姓名 | 工龄 | 合同次数 | 下次到期 | 临界状态 |
|---|---|---|---|---|
| 郑国平（模具师傅） | 8 年 9 个月 | 2 次 | 2026-11-10（84 天后） | 第三次续签须签无固定期限 |
| 梁秀英（质检） | 4 年 | 2 次 | 2028-08-31 | 已规范续签 2 次，下一轮才触发 |
| 孙伟棠（装配） | 4.5 年 | 2 次（台账重复建档已并） | 2029-01-31 | 2026-02 已完成第二次续签 |
现行台账的「续签次数」栏有 41 人是空的 —— 没有这栏，临界计算根本无从谈起。本次重建把续签次数从合同扫描件里逐一回填。
| 姓名 | 状态 | 台账到期日 | 法定顺延至 | 原预警档 |
|---|---|---|---|---|
| 邓桂芳 | 产假（预产期 2026-09-12） | 2026-09-30 | 哺乳期满（约 2027-08） | 30 天内 |
| 高永康 | 工伤医疗期（至 2027-01） | 2026-08-25 | 医疗期满（约 2027-01） | 30 天内 |
| 合计 | 2 人 | — | — | — |
如果按原到期日走「30 天内续签」流程，等于在法定顺延期内发起合同变更 —— 程序瑕疵 + 员工可拒绝。名单来自车间主任的微信报送，此前从未与合同台账交叉过。
| 交付物 | 内容 | 状态 |
|---|---|---|
| 《劳动合同台账与到期预警表》 | 145 份在职合同 · 30/60/90 分级 · 顺延与临界标记 · 每条带数据来源 | 可提交 |
| 《待补签与待核实清单》 | 11 人按「未签 / 断档」分类，处理顺序与话术要点分列 | 待老板拍板 |
| 《归档整理清单》 | 盒 5（22 份超二年）+ 盒 6（12 份）整理规则；盒 8 借出未还追索 | 可执行 |
台账每条记录的「来源」列都标了出处（扫描件/行政清单/台账核实）—— 检查时问「这条数据哪来的」，答得上来。
答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果
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