开会前一小时才想起来 · 上次这个议题定了什么、相关制度怎么写的、合同里有没有约定
本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。 案例设定：超音速智能装备（虚构）明天开季度经营会，三个议题 —— 要把每个议题的来龙去脉摆清楚。
注意标橙色那一份 —— 04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx。它财务部 · 周颖收单，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。
「按议题取数的检索逻辑」「一页纸的五段结构」「同名不同主体的识别」在 Skill 里。你只要说清议题是什么。
| 议题 | 抽出的检索键 | 涉及金额 | 检索范围 |
|---|---|---|---|
| 议题一：保洁供应商续签 | 「苏州XX保洁服务有限公司」/ 合同编号 FW-2024-0088 / 关键词「保洁」「耗材」 | 年度约 68,448 元按近 6 个月月均 5,704 元推算 | 纪要 + 合同 + 结算单 + 制度 + 未闭环台账 |
| 议题二：租约到期方案 | 合同编号 ZL-2024-0312 / 到期日 2027-03-31 / 关键词「租约」「续租」「空调」 | 三年约 427 万起见 AM-04 三年全成本 | 纪要 + 租赁合同 + 未闭环台账 |
| 议题三：年度资产盘点结果 | 关键词「盘点」「台账」「差异」 | 差异净值 7,284.22 元见 AM-02 | 纪要 + 制度 + 未闭环台账 |
三个议题共抽出 7 个检索键。议题一的年度金额 68,448 元这个数不是议题里写的 —— 是从结算单近 6 个月的实际金额推算出来的，而它直接决定了这个议题该谁审批。
| 议题 | 历史记录 | 日期 | 记录性质 | 当时的处理 | 对本次会议的意义 |
|---|---|---|---|---|---|
| 议题一 | 财务部提出该供应商发票开具不及时，多次在月结后一周才提供；建议续签时增加发票条款，约定开票时限 | 2025-11-08 | 保留意见未形成决议，未列入跟踪表 | 无后续 | 本次若不带上，财务部大概率会再提一遍 |
| 议题一 | 财务提出保洁结算单与合同对不上，耗材那一项与合同写的不一样，去年下半年起金额就不对 | 2026-07-12群消息 | 未立项 | 「等盘点忙完再看」 | 这正是本次续签必须先解决的问题 |
| 议题二 | 决议 20260614-行政会-01：整理现租约条款并联系中介了解行情 | 2026-06-14 | 正式决议 | 进行中，时限 2026-08-31 | 本次可汇报进展 |
| 议题二 | 决议 20260510-行政会-02：统计空调加班费，评估与物业协商包干 | 2026-05-10 | 正式决议 | 已统计（210 小时 / 1.68 万元），已转并入租约谈判 | 本次应确认「并入谈判」这个处理方式 |
| 议题三 | 去年盘点差异较大，投入 3 人 2 周，差异仍未完全解释；会议要求本年度盘点前先清理台账 | 2025-09-20 | 会议要求未指定责任人与时限 | 实际已由台账清洗完成 | 本次应在会上确认该要求已落实，否则明年还会被再提一次 |
三个议题共检索到 11 条历史相关记录，其中 2 条是「保留意见」或「会议要求」 —— 它们当时被记录了，但没有形成决议、没有责任人、没有进跟踪表，所以此后再也没有人管。
| 核对项 | 合同约定 | 实际结算 | 是否一致 | 依据出处 |
|---|---|---|---|---|
| 服务面积 | 620 ㎡ | 620 ㎡（12 个月未变） | 一致 | 合同第 3.1 条 / 结算单 |
| 服务单价 | 8.50 元/㎡/月 | 8.50 元/㎡/月（12 个月未变） | 一致 | 合同第 4.1 条 / 结算单 |
| 月服务费 | 5,270 元 | 5,270 元 | 一致 | 合同第 4.1 条 |
| 耗材费用 | 「由乙方承担，已包含在月度服务费内」 | 2025-08 至 2026-01：0 元 2026-02 起：每月 434 元「按实结算」 | 不一致 | 合同第 4.2 条 vs 结算单 2026-02 期起 |
| 服务频次 | 每工作日 2 次 + 卫生间 4 次巡回 + 玻璃月擦 + 地毯季度深清 | 无服务记录可核 | 无法核实 | 合同第 3.2 条 |
| 发票时限 | 服务结束后 5 个工作日内提供 | 据财务反映常在月结后一周 | 疑不一致 | 合同第 5.1 条 / 财务部意见 |
六个核对项中，1 项明确不一致（耗材费用）、2 项无法核实（服务频次无记录、发票时限无台账）、3 项一致。耗材这一项自 2026-02 起每月多收 434 元，已连续 6 个月，累计 2,604 元。
04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx在财务手里。行政每个月看到的是「这个月保洁费 5,704 元，签个字」—— 金额没有大跳，所以没人回头对合同。下面是议题一的一页纸完整内容。另两个议题结构相同。
| 段落 | 内容 |
|---|---|
| ① 已确认事实 | 合同 FW-2024-0088，服务期 2024-09-01 至 2026-08-31（16 天后到期）；服务面积 620㎡、单价 8.50 元/㎡/月；近 6 个月月结算 5,704 元，推算年度金额约 68,448 元；合同第 8.1 条要求届满前 30 日协商续签 —— 该 30 日期限已于 2026-08-01 届满 |
| ② 历史记录 | 2025-11-08 纪要：财务部提出发票开具不及时，建议续签时增加发票条款（保留意见，未形成决议）；2026-07-12 群消息：财务提出结算单与合同对不上，答复「等盘点忙完再看」（未立项） |
| ③ 制度与合同依据 | 《采购管理制度》V2.0 第 4.3 条：单笔 50,000 元以上报总经理审批；第六条：5,000 元以上须取得三家以上报价，不足三家须说明原因并由分管领导签字；合同第 4.2 条：耗材由乙方承担，已含在服务费内；第 10.2 条：同一问题连续两个月未整改可解除合同并扣减服务费 |
| ④ 未闭环事项 | 「核保洁供应商结算单与合同是否一致」—— 未立项、无责任人、无时限；已核出结果：耗材计价方式自 2026-02 起变更，6 个月累计多付 2,604 元，无书面协议支撑 |
| ⑤ 待确认问题 | ① 年度金额 68,448 元超过 50,000 元审批线，请确认本次会议是否作为正式审批场合并在纪要中留痕； ② 按第六条本次续签是否需取得三家报价，若不足三家需分管领导签字说明； ③ 耗材多收的 2,604 元如何处理（要求退回 / 在续签价格中抵减 / 不追）； ④ 是否采纳财务部 2025 年的意见在新合同中增加发票时限条款； ⑤ 服务频次无记录可核，是否要求供应商建立签到与服务记录 |
议题一的一页纸共五段。最重要的是第五段 —— 五个待确认问题里有两个是程序问题（审批留痕、三家报价），两个是历史遗留（多收款处理、发票条款），一个是新建议（服务记录）。
答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果
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