ROLE EVIDENCE · 岗位依据

5 个子角色
为什么这样切,依据在哪

公开岗位说明书写的是「行政专员 → 主管 → 经理 → 总监」四级,按职能横切。但真实招聘 JD 里写的是另一回事:「本岗位集行政、人事、出纳三大职能于一体」、「单人统筹全部人事加行政基础事务,无标准化流程,需要从零搭建」。

所以这套场景库按任务的时间性质切分,而不是按大企业的职能表:随时被打断的、周月节奏的、名义持续实际半年一次的、年度低频高危的 ——这四类活在中小企业里是同一个人干的,区别只在什么时候来、错了会怎样、产出物是什么。

采购
行政采购与供应商管理 Procurement & Vendor Management
把格式各异的报价折算到同一口径,并留下一份扛得住质疑的过程记录
3 个场景

这个子角色为什么真实存在

  • 中小企业行政 JD 普遍把「全品类基础采购」写进职责:文具、清洁用品、饮用水、劳保、工牌、入职礼品、团建物料、节日福利、访客伴手礼
  • 比价单模板全部带「不足三家须由分管领导签字说明原因」栏位 —— 说明比价的第一功能是留证,第二功能才是省钱
  • 行政自认非采购专业出身,报价一多就只对比总价

公开来源

它实际在用的数据

  • 供应商报价单(PDF / Excel / 微信图片 / 邮件正文混着来)
  • 采购需求申请表、预算科目表
  • 供应商名录与资质证照扫描件
  • 框架合同/服务合同正本
  • 月度结算单与对账单
  • 历史采购台账(同品类往年成交价)

关键字段与口径

  • 物资名称/规格型号(要到「A4 纸 80g 500 张/包」这种粒度)
  • 单位/需求数量
  • 裸价/税率/运费/包装费/模具分摊
  • 综合单价=(总价+附加费)/需求数量
  • 价差率=(最高-最低)/最低
  • 交付周期/付款账期
  • 资质名称与有效期
  • 合同约定单价与服务频次
  • 实际结算单价与数量

本组场景

  • PC-01 多供应商报价逐项拆解比价 · 优先级 12.5
  • PC-02 框架合同与实际结算偏离核查 · 优先级 6.7
  • PC-03 雇主责任险与团意险方案横向比对 · 优先级 10.0

升为客户真实案例还缺什么

需要客户三到五份真实报价原件(不要整理过的)、一份现行框架合同、以及最近一次被老板质疑过的比价单。

这里列的是这个岗位真实会用到的数据类型, 不表示已经取得任何客户的生产数据。

合规
证照合规与制度治理 Compliance Calendar & Policy Governance
把低频高危事项变成有日期、有罚则金额、有责任人的一张表
3 个场景

这个子角色为什么真实存在

  • 工商年报、消防年检、特种设备定检、租约通知期这四类事项完全可枚举、日期可提前算出,错了代价用罚款金额直接标价
  • 行政从业者对制度的自评是「重制度建设、轻制度落实」——制度建了没人查
  • 已有上市公司因议事规则与公司章程冲突且多年未修订被证监局责令改正

公开来源

它实际在用的数据

  • 全套制度文件(管理办法/实施细则/通知,Word 与 PDF 混存)
  • 证照原件扫描件与证照台账 Excel
  • 营业执照、许可证、资质证书、特种设备使用登记证
  • 消防检测报告、隐患整改台账
  • 租赁合同与补充协议
  • 用印申请记录与合同归档清单

关键字段与口径

  • 证照名称/编号/发证机关
  • 有效期起止/剩余有效期(天)
  • 年检周期/下次截止日
  • 预警级别(正常/关注/紧急)
  • 应启动办理日=截止日−准备周期
  • 逾期后果与罚则金额(附法条)
  • 制度编号/版本/生效日/废止日
  • 引用条款出处(文件名+条号)
  • 保管人/保管位置/借阅记录

本组场景

  • CP-01 制度冲突与失效引用排查 · 优先级 20.0
  • CP-02 年度合规日历与到期预警台账构建 · 优先级 12.5
  • CP-03 制度问答知识库(带出处) · 优先级 10.0

升为客户真实案例还缺什么

需要客户全套现行制度文件、真实证照台账、最近一次年检或检查的整改通知书。

这里列的是这个岗位真实会用到的数据类型, 不表示已经取得任何客户的生产数据。

资产
资产与空间管理 Asset & Workplace Management
把「盘不平就随便解释」变成逐条有假设、有佐证线索的差异归因
4 个场景

这个子角色为什么真实存在

  • 账实不符是中小企业默认状态:账上 15 台实际 12 台,无调拨记录无报废审批
  • 行政/财务/IT 各维护一份台账,同一台投影仪三个编号
  • 写字楼租金处于下行区间(八城同比 -11.9%),是租户议价窗口

公开来源

它实际在用的数据

  • 固定资产台账.xlsx(通常半年以上未更新)
  • 盘点表(现场手写后录入)
  • 采购入库单、报废申请单、调拨单
  • 离职员工名单与交接单
  • IT 设备发放记录(常在 IT 手上另一张表)
  • 租赁合同、物业费账单、工位图

关键字段与口径

  • 资产编号/名称/规格型号
  • 账面数量 vs 实盘数量 vs 差异数量
  • 原值/累计折旧/净值/差异金额
  • 使用部门/责任人(含是否已离职)
  • 账面存放地点 vs 实盘存放地点
  • 资产状态(在用/闲置/维修/报废/毁损)
  • 差异原因分类与占比
  • 账实相符率/差异率
  • 租约到期日/递增率/优先续租通知期/复原义务

本组场景

  • AM-01 资产台账清洗与幽灵资产识别 · 优先级 10.0
  • AM-02 盘点差异归因与盘点报告生成 · 优先级 8.3
  • AM-03 离职资产与授权回收核查 · 优先级 6.7
  • AM-04 续租与换租决策包 · 优先级 8.3

升为客户真实案例还缺什么

需要客户真实固定资产台账、一次真实盘点结果、近一年的采购与报废记录、现行租赁合同全文。

这里列的是这个岗位真实会用到的数据类型, 不表示已经取得任何客户的生产数据。

会务
会议与文书管理 Meeting & Documentation
让会议决议在下一次会议前就被追出来,而不是等到年底复盘
3 个场景

这个子角色为什么真实存在

  • 会议纪要被从业者称为「形式主义的代名词」,纪要发出去往往只有记录人自己会点开
  • 待办跟踪模板要求决议编号、责任唯一、SMART 化、超期三天标注逾期 —— 规则都有,没人执行
  • 行政被打断到无法完成任何需要连续 30 分钟的工作,翻半年纪要做交叉比对现实中不会发生

公开来源

它实际在用的数据

  • 历次会议纪要(Word/PDF/微信长文本,格式不统一)
  • 上次会议的待办跟踪表(常常只有第一版)
  • 各部门周报与进展汇报
  • 相关制度文件与合同条款
  • 行政月报历史版本

关键字段与口径

  • 决议编号(如 20260710-行政会-03)
  • 任务描述/责任部门/责任人(唯一)
  • 计划完成时限/实际完成时限
  • 当前状态(未开始/进行中/已完成/受阻/延期)
  • 逾期天数/被重复提及次数
  • 验收标准
  • 证据出处(哪次会议第几条)

本组场景

  • MT-01 跨会议待办闭环追踪 · 优先级 12.5
  • MT-02 重要会议前的资料预备包 · 优先级 6.7
  • MT-03 行政月报与量化口径生成 · 优先级 6.0

升为客户真实案例还缺什么

需要客户连续三到六次真实会议纪要、对应的待办跟踪表、以及一次「说了但没做」的真实事项。

这里列的是这个岗位真实会用到的数据类型, 不表示已经取得任何客户的生产数据。

费用
行政费用与预算 Facility Cost & Budget
把「知道在涨」变成「涨在哪一项、是量涨还是价涨、依据是合同哪一条」
2 个场景

这个子角色为什么真实存在

  • 行政费用分析方法论明确要求量价分离;某写字楼保洁费涨 20% 实为外包公司把耗材从包干改为按量计费且未提前告知
  • 行政预算的公开通病是「基数加增长」和拍脑袋,缺少动因测算依据
  • 行政费用占营收的行业中位数只有 0.3%–0.5%,任何方案都要落在「这条线本来就很薄」的认知里

公开来源

它实际在用的数据

  • 水电物业账单(PDF,含用量与单价两列)
  • 快递/保洁/绿植/耗材月度结算单
  • 费用台账与科目余额表
  • 现行服务合同与报价附件
  • 人数/面积/在岗天数等业务动因数据

关键字段与口径

  • 科目/供应商/账期
  • 本期用量 vs 上期用量
  • 本期单价 vs 上期单价
  • 量差=Δ用量×基期单价
  • 价差=Δ单价×本期用量
  • 量差+价差=总差额(须闭合)
  • 计价方式变更说明与合同条款出处
  • 人均/㎡均单位成本
  • 预算动因与测算口径

本组场景

  • FN-01 行政费用异常归因(量价分离) · 优先级 8.3
  • FN-02 行政预算编制依据包 · 优先级 5.3

升为客户真实案例还缺什么

需要客户连续 12–24 个月的费用台账、水电物业原始账单(要带用量列)、现行服务合同报价附件。

这里列的是这个岗位真实会用到的数据类型, 不表示已经取得任何客户的生产数据。