做好了没人夸 · 出事了全是锅 —— 月报是行政唯一能让工作被看见的东西
本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。 案例设定：超音速智能装备（虚构）7 月行政月报要在 28 日前交 —— 往年写的都是「完成了会议保障」。
注意标橙色那一份 —— 03_报修记录_2026-07.xlsx。它行政部 · 李静 · 从企微群整理，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。
「五表结构」「量化句式模板」「KPI 分母口径」在 Skill 里。你只要把数据扔进来。
| 事务类型 | 上月月报的写法 | 本月量化结果 | 数据来源 |
|---|---|---|---|
| 会议保障 | 「完成会议保障」 | 保障会议 15 场，参会 150 人次；会前材料按时率 100%（15/15）；设备故障 3 次，故障率 20.0%（3/15） | 会议与场地记录 |
| 费用报销处理 | 「完成费用报销等日常事务」 | 受理 68 笔，通过 61 笔、驳回 4 笔、在办 3 笔；驳回率 5.9%（4/68）；平均审批时长 18.5 小时 | 企微审批流导出 |
| 物资领用 | 「完成物资采购」 | 领用申请 43 笔，全部通过；平均审批时长 2.1 小时 | 企微审批流导出 |
| 采购申请 | — | 受理 9 笔，通过 8 笔、驳回 1 笔（超预算需重新报批）；平均审批时长 26.0 小时 | 企微审批流导出 |
| 用车保障 | — | 受理 12 笔，全部通过；平均审批时长 1.4 小时 | 企微审批流导出 |
| 设施报修 | — | 受理 7 项，当日首次响应 7 项（100%）；当日完成 4 项、次日完成 2 项、三日完成 1 项；维修支出 433 元 | 报修记录（非系统台账，从群消息整理） |
| 行政费用管控 | — | 本月支出 55,809 元，环比 +6.1%；其中固定类 26,264 元、变动类 29,545 元 | 财务费用台账 |
七类事务全部量化。每一项都写清了分母 —— 「按时率 100%」后面跟着「(15/15)」，而不是只写一个 100%。这样别人才能核。
| 设备/位置 | 本月报修次数 | 占比 | 维修支出(元) | 处理方式 | 累计情况 |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 号会议室投影仪 | 4 次 | 57.1% | 433.00 | 换 HDMI 线 / 插拔接口 / 换 VGA 转接头 / 送修检测 | 4-6 月已报修 2 次，累计 6 次 |
| 开放办公区空调 | 1 | 14.3% | 0.00 | 报物业维修 | — |
| 6 层文印区打印机 | 1 | 14.3% | 0.00 | 自行处理 | — |
| 6 层卫生间 | 1 | 14.3% | 0.00 | 报物业维修 | — |
| 合计 | 7 次 | 100.0% | 433.00 | — | — |
7 次报修中，4 次都是同一台设备：3 号会议室投影仪，占本月报修的 57.1%，维修支出 433 元占本月维修支出的 100%。而这台设备在 4 至 6 月已报修 2 次，累计 6 次。
03_报修记录_2026-07.xlsx是行政从企微群消息里整理出来的，连系统台账都不是。往月写月报的时候，这张表的用法是数一下总行数：「本月报修 7 项」，然后就完了。| 问题 | 发生时间 | 涉及环节 | 根本原因分析 | 长期改进方案 | 责任人 / 时限 / 验收 |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 号会议室投影仪反复故障 | 2026-07-08 / 07-10 / 07-22 / 07-28 | 会议保障 · 设备维护 | 累计报修 6 次（4-7 月），远高于同类设备；四次维修分别更换 HDMI 线、插拔接口、更换 VGA 转接头、送修检测，问题仍复现，指向设备本身故障率过高而非使用方式；该机购置于 2019 年，已满 7 年 | 提交更换申请：本年度维修支出已 433 元 + 4-6 月 180 元 = 613 元；6 月技术部评估更换预算 4,200 元。建议按更换处理，而非继续维修 | 李静 / 2026-08-15 提交申请 / 验收：更换后连续两个月报修 0 次 |
| 费用报销驳回 4 笔 | 2026-07 全月 | 费用报销 | 驳回原因：发票不合规 3 笔、超 30 日时限 1 笔；《费用报销制度》V3.0 第五条与第七条已明确规定，但驳回集中在技术部（3 笔），疑为该部门新入职人员不熟悉规定 | 在新人入职培训材料中增加报销要点一页（发票类型、30 日时限、附件要求），并在企微「行政通知」发布报销常见驳回原因清单 | 李静 / 2026-08-20 / 验收：次月驳回笔数 ≤2 笔 |
| 采购申请驳回 1 笔（超预算） | 2026-07 | 物资采购 | 该笔申请金额落在 500–2,000 元区间，《办公用品管理办法》与《采购管理制度》对该区间审批权限规定不一致（见 CP-01 制度冲突排查），申请人按其中一份填报导致驳回 | 不在本部门层面解决：该问题已由 CP-01 排查出，审批权限口径需分管副总确定后修订制度 | 王敏（已提交材料）/ 待分管副总定口径 / 验收：制度修订发布后该类驳回为 0 |
三个问题，每条都写清了根本原因、具体动作、责任人、时限和验收标准。对比上月月报的写法：「已加强设备巡检」「已加强与各部门沟通」—— 这两句话无法验收，也无法证明下个月会变好。
| 指标 | 为什么算不出来 | 现有替代口径 | 建议建立什么记录 |
|---|---|---|---|
| 工单 SLA 达成率 | 报修记录是从群消息整理的，「首次响应」只记到「当日/次日」粒度，没有具体时点，无法计算响应时长 | 本月替代口径：当日首次响应 7 项（100%） | 在企微建一个报修审批，自动记录提交时间与响应时间 |
| 员工满意度 | 上次调查为 2026 年 3 月，本月无新调查 | 本月不列此指标 列一个 3 月的过时数据比不列更糟 | 满意度调查事项已在例会提出但被推迟（见 MT-01） |
| 办公用品库存周转 | 领用有审批记录，但入库与结存无台账，无法计算周转 | 本月替代口径：领用申请 43 笔 | 若要管周转需先建库存台账；但建议先确认这个数据有谁看 |
三项指标因缺原始记录无法计算，已明确写出。其中第三项 Agent 附了一句提醒：建库存台账之前，先确认这个数据有谁看、看完会做什么决定 —— 否则建了也是白建。
答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果
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