台账越来越长 · 虚挂资产越来越多 · 盘点时全是找不到的东西
本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。 案例设定：超音速智能装备（虚构 · 128 人 · 苏州）年度盘点前做一次台账体检 —— 行政、IT、财务各有一份表。
注意标橙色那一份 —— 04_离职员工名单.xlsx。它人事 · 王敏兼管，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。
「跨表匹配规则」「该费用化的判据」「六类问题的分类口径」在 Skill 里。你只要把几份台账扔进来。
| 匹配特征 | 行政台账 | IT 清单 | 财务明细 | 判定 |
|---|---|---|---|---|
| 投影仪 / EPSON CB-X05 / 3,280 元 / 2019-11-15 | GD-2019-041 | IT-088 | 001203 | 三表重复建档同一台设备三个编号 |
| 打印机 / HP M429dw / 2,680 元 / 2023-02-14 | GD-2023-006 | IT-158 | 002203 | 三表重复建档 |
| 笔记本电脑 / ThinkPad T14 / 6,890 元 / 2023-09-05 | GD-2023-118 | IT-102 | 002418 | 三表重复建档且三表状态不一致 |
| 打印机 / HP M203d / 1,780 元 / 2020-07-08 | GD-2020-019 | — | 001411 | 两表重复 |
| 服务器 / 戴尔 R450 / 32,800 元 / 2024-07-09 | — | IT-133 | 002890 | 两表重复 |
| 显示器 / AOC 24B2XH / 699 元 / 2024-09-15 ×2 台 | — | IT-140 / IT-141 | 未入账 | 单价低于固资标准，财务已作费用处理 |
| 三表合计 312 条 | 186 条 | 74 条 | 52 条 | 识别跨表重复 29 条 → 唯一资产 283 条 |
三份台账合计 312 条记录，按四项特征组合匹配后，识别出 29 条跨表重复建档，对应唯一资产 283 项。重复部分在账面上虚增原值 22,960 元。
公司固定资产标准为单价 2,000 元以上、使用年限一年以上。但台账里有大量单价几百元的物品在计提折旧。
| 类目 | 条数 | 原值合计(元) | 典型例子 | 判定与处理 |
|---|---|---|---|---|
| 耗材类（碳粉盒 / 硒鼓 / 滤芯） | 31 | 8,640 | 碳粉盒 HP CF276A 一批 2,340 元财务卡片 003102 · 按 5 年计提 | 应费用化 耗材按批入账且计提折旧，属误入账 |
| 低值办公用品（订书机 / 文件柜 / 小家电） | 22 | 6,180 | 钢制文件柜 1,200 元、饮水机 1,280 元 | 低于固资标准 2,000 元 |
| 电脑外设（显示器 / 键鼠 / 摄像头） | 10 | 3,600 | AOC 显示器 699 元 ×2 | 财务已作费用处理，但 IT 清单仍在管 不入固资，但需保留 IT 领用记录 |
| 合计 | 63 条 | 18,420 | — | 剔除后应盘 220 条 |
唯一资产 283 项中，63 项不该进固定资产台账，原值合计 18,420 元。剔除后实际应盘 220 条 —— 盘点范围从原始的 312 条降到 220 条。其中另有 9 条已批准报废、待财务销账，这 9 条走处置流程而不进本次盘点，所以下一环节（AM-02 年度盘点）的账面在用资产为 211 条。
| 问题类型 | 条数 | 涉及净值(元) | 证据来源 | 建议动作 |
|---|---|---|---|---|
| 已批报废但财务未销账 | 3 | 270.33 | 报废单 BF-2025-007 / BF-2025-012 / BF-2026-003三张单均已批准，销账列均为「否」 | 财务补做销账 需附报废单原件，不需现场找实物 |
| 已过折旧年限仍标「在用」 | 24 | 1,860.00 | 财务明细已提月数 ≥ 折旧年限×12如卡片 001411 已提 72 月／年限 5 年 | 核实实物是否仍在用 在用则保留，已停用则走报废 |
| 状态列与 IT 清单冲突 | 1 | 383.89 | 行政表 GD-2023-118 标「在用」 IT 表 IT-102 标「维修中」2026-03 送修，维修商 XX数码 | 以 IT 记录为准更正 并追查设备当前位置 |
| 合计 | 28 条 | 2,514.22 | — | — |
三类状态问题共 28 条。其中已批报废未销账的 3 条最容易处理 —— 报废单都在，只是财务那边没做账。这 3 条如果不先处理，盘点时会直接变成 3 条盘亏。
| 资产 | 台账责任人 | 离职情况 | 交接单 | 判定 |
|---|---|---|---|---|
| 笔记本电脑 ThinkPad T14 GD-2023-118 / IT-102 / 002418 | 刘洋（市场部） | 2026-04-30 已离职 | JJ-2026-011仅写「已交接」，无资产明细 | 无回收凭证 且 IT 表显示该机 2026-03 送修未返还 |
| 台式机 戴尔 OptiPlex 7010 IT-121 | 赵敏（品质部） | 在职 | — | 正常 |
| 笔记本电脑 ThinkPad T14 IT-152 | 孙磊（市场部） | 在职 | — | 正常 |
| （品质部资产 3 项） | 何静（品质部） | 2026-02-28 已离职 | JJ-2026-004无交接单附件 | 无回收凭证 |
| （市场部资产 5 项） | 徐涛（市场部） | 2026-06-15 已离职 | JJ-2026-019仅写「已交接」 | 无回收凭证 |
| （技术部资产 2 项） | 周立（技术部） | 2025-11-20 已离职 | JJ-2025-038含资产明细 | 有回收凭证 |
| （行政部资产 3 项） | 林芳（行政部） | 2025-09-30 已离职 | JJ-2025-031含资产明细 | 有回收凭证 |
| 合计 | — | 5 人已离职 | — | 14 项资产责任人已离职，其中 9 项无回收凭证 |
5 名离职员工名下共 14 项资产。其中 2 人的交接单含资产明细（5 项，有凭证），3 人的交接单只写了「已交接」或无附件（9 项，无凭证）。
04_离职员工名单.xlsx 在人事那边（王敏兼管），做资产盘点的时候从来不会打开它 —— 因为它是人事的表，不是资产的表。| 问题类别 | 条数 | 金额影响(元) | 建议动作 | 所需凭证 | 找谁 | 能否直接执行 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 跨表重复建档 | 29 | 虚增 22,960 | 以财务卡片为主键合并，行政与 IT 编号作为别名保留 | 三表对照表 | 财务周颖 + IT 张伟 | 需财务确认主键 |
| 应费用化误入固资 | 63 | 虚增 18,420 | 转入费用，停止计提折旧 | 账务调整凭证 | 财务周颖 | 需财务负责人签批 |
| 已批报废未销账 | 3 | 核销 270.33 | 按报废单补做销账 | 报废单 BF-2025-007 等三张 | 财务周颖 | 需财务负责人签批 |
| 已过折旧年限仍标在用 | 24 | 1,860.00 | 核实实物在用状态，在用保留、停用走报废 | 现场确认记录 | 各使用部门 | 需现场确认 |
| 状态与 IT 记录冲突 | 1 | 383.89 | 以 IT 记录更正状态，并向维修商核实设备位置 | 维修单据 | IT 张伟 + 维修商 | 需外部核实 |
| 责任人已离职无凭证 | 9 | 待核实 | 按 AM-03 离职回收核查流程逐项追 | 交接单 + 实物确认 | 原部门负责人 | 转 AM-03 处理 |
| 存放地点等信息过期 | 41 | 0 | 按现场情况更正存放地点与使用部门 | 无需凭证 | 行政部自行更正 | 可直接执行 |
| 合计 | 170 条 | 虚增 41,380 | — | — | — | 41 条可直接执行 / 129 条需签批或核实 |
170 条问题记录中，41 条属于信息更正（无金额影响），行政部可直接执行；129 条需要财务签批、现场确认或转入离职回收流程。两类分开出清单 —— 因为前者今天就能做完，后者要走流程。
答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果
返回场景引入页，可查看完整案例背景、演示步骤与提示词