S标准T2+T3优先级 6.731 件清单五个角色凑料缺口预警87 小时的大头

BD-04 · 投标资料一键组卷

投标资料总在截止前临时拼 · 商务、销售、技术、财务、法务在微信群里接力找文件

一这件事现在是什么样

投标与资质 · 真实业务触发

废标体检过了,苏婷开始组卷:招标文件要求 31 件材料。营业执照副本在老板娘保险柜(她在出差)、近两年审计报告在财务电脑(财务在关账)、3 个同类业绩合同在陈昊电脑里(陈昊下周离职)、社保证明要去社保局打印。截止日 9 月 10 日,每个缺口都卡在一个人手里。

二痛点 · 每条都有来源

不是流程描述,是调研出来的真痛点 —— 每条可点开核对出处

1
投标凑资料要跑五个角色:商务(营业执照)、销售(历史案例)、技术(上版方案)、财务(审计报告)、法务(授权文件)—— 各管一摊在微信群里接力,现实频率是每次投标都从零开始拼一次依据 · 中国招标投标协会报告:专业投标团队制作一份标书平均投入 87 小时,大量时间花在格式调整、资质文件整理与填写;投标凑资料要跑商务/销售/技术/财务/法务五个角色,在微信群里接力,每次投标都从零开始拼
2
专业投标团队做一份标书平均 87 小时,大量时间耗在资质文件整理与填写 —— 中小企业的这 87 小时是内勤一个人扛,拼不齐的后果直接就是废标依据 · 中国招标投标协会报告:专业投标团队制作一份标书平均投入 87 小时,大量时间花在格式调整、资质文件整理与填写;投标凑资料要跑商务/销售/技术/财务/法务五个角色,在微信群里接力,每次投标都从零开始拼
3
「投标资料总在截止前临时拼」是投标部门自己的总结 —— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力依据 · 投标部门的自我总结:「投标资料总在截止前临时拼」—— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力

三换个做法之后

变化不在「快」,在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

  • 投标凑资料要跑五个角色:商务(营业执照)、销售(历史案例)、技术(上版方案)、财务(审计报告)、法务(授权文件)—— 各管一摊在微信群里接力,现实频率是每次投标都从零开始拼一次
  • 专业投标团队做一份标书平均 87 小时,大量时间耗在资质文件整理与填写 —— 中小企业的这 87 小时是内勤一个人扛,拼不齐的后果直接就是废标
  • 「投标资料总在截止前临时拼」是投标部门自己的总结 —— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力

✓ 交给 Agent 之后

  • 多来源文件一次读入,先做口径与完整性校验,再开始算
  • 每条结论绑定来源文件、字段或条号,可以被审
  • 产出是企业真会流转的正式件(带签批栏),不是一张展示用的表
  • 该拦的地方给出「现在还不能提交」,并给不用干等的替代方案

四场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

第 1 步
要求拆解 · 31 件逐条定义每件材料对应:是什么、什么格式(原件/复印件/盖章 PDF)、几份、放哪册 —— 含糊要求(「相关证明材料」)标出向代理机构确认
第 2 步
存量匹配 · 手里已有的先圈出来资质台账 + 历史标书交叉 —— 23 件可直接复用或换新(含 BD-01 的 ISO14001 待换证件)
第 3 步
缺口清单 · 缺的每件挂上责任人4 件待补(审计报告→财务、业绩合同→陈昊离职前移交、社保→苏婷跑社保局、ISO14001→BD-01 换证线)+ 4 件缺线索要确认
第 4 步
时间倒排 · 每个缺口的最晚到手日9 月 10 日递交、印刷装订预留 1 天,9 月 8 日全件齐 —— 每个责任人的死线往回推
第 5 步
归档沉淀 · 这次组完下次复用组卷结果按「可复用件」归档 —— 下次投标的匹配率从零基础变成从 74% 起步

要准备什么

招标文件的资料要求清单(BD-02 产出)
31 件的权威来源
BD-01 资质台账
资质类材料的底账 —— 哪些直接可用
历史标书文件夹(乱七八糟也行)
上次的授权书、承诺书、财务件 —— 能复用的都在里面
业绩合同清单
3 个同类业绩的合同与验收报告位置

为什么这个场景值得做

痛感 5 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 3 = 6.7

最大差异点 · 不要求先有资料库。招标文件要求 + BD-01 资质台账 + 散在各处的已有件扔进来 —— 组卷清单自动生成,缺口逐条标责任人,组完的卷成为下一次的素材库。

评分口径:痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」; AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」; 落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景,分数会被压得很低。

五会产出什么

判断标准只有一个:这份东西能不能直接进企业的流程

正式件本体
投标组卷清单与缺口预警.xlsx
正式件本体 · 31 件逐条 · 已有/待补/缺线索三态 + 责任人死线
可派发清单
代理机构确认问题清单.xlsx
含糊要求的确认话术 · 一次问完
可派发清单
可复用资料库索引.xlsx
本次归档的复用件 · 下次投标的起步库存

这套东西不承诺什么

不做「替你去要文件」—— 催人的活还是人干。本场景做的是清单、缺口预警与归档:要什么、缺什么、找谁要、这次组完下次直接复用。

想看具体怎么跑?

Live Demo 里有一个完整案例的每一步,包括 Agent 在哪一步拦住了